Hasta el ejercicio 2013 inclusive, las personas físicas, comunidades de bienes y otras entidades que desarrollaban actividades económicas, estaban obligadas a llevar los Libros Registro indicados en la normativa reguladora del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y del Impuesto sobre el Valor Añadido.

En el Territorio de Bizkaia, las obligaciones formales básicas relativas a los libros registros fiscales y a la información que debe facilitarse a la Administración se encuentran reguladas en el Decreto Foral 205/2008. El contenido del indicado Decreto se ha ampliado con la aprobación del Decreto Foral 44/2013, de 26 de marzo, en el que se establece la obligatoriedad de llevanza y conservación de un NUEVO LIBRO REGISTRO DE OPERACIONES ECONÓMICAS desde el 1 de enero de 2014 y la correspondiente obligación de informar a la Hacienda Foral de Bizkaia de su contenido en el mes de febrero del año 2015.

Con la aprobación del Decreto Foral 44/2013, de 26 de marzo, se pretende unificar la llevanza de Libros Registros, de tal forma que las personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollan actividades económicas, con independencia del método de determinación de su rendimiento en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y su régimen en el Impuesto sobre el Valor Añadido, desde enero de 2014, están obligados a la llevanza de un nuevo Libro Registro de Operaciones Económicas, que viene a sustituir a todos los anteriores.

Para la llevanza, conservación y posterior remisión de este nuevo Libro Registro de Operaciones Económicas, Hacienda Foral de Bizkaia ha puesto a disposición de los obligados tributarios un programa de ayuda, que permite el cumplimiento de esta obligación y presta la asistencia necesaria para la correcta confección del Libro.

Es recomendable la utilización de dicho programa de ayuda dado que el contenido del libro, una vez concluido el ejercicio 2014, deberá incorporarse al modelo informativo 140, (actualmente en fase de diseño), y transmitirse a Hacienda Foral, a través de Internet, durante el mes de febrero del año 2015 y siguientes. A continuación se detallan cuáles son las CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES de este Libro Registro de Operaciones Económicas:

Obligados tributarios:

• Personas físicas y entidades en régimen de atribución de rentas (Sociedades Civiles y Comunidades de Bienes), que sean residentes en Bizkaia y que desarrollen actividades económicas.
• También están obligadas a confeccionar y presentar ese Libro Registro las herencias que se hallen pendientes del ejercicio de un poder testatorio que desarrollen actividades económicas.

Régimen sancionador:

• El incumplimiento de la obligación de llevar o conservar la contabilidad, los libros y registros exigidos por la normas tributarias, programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte constituye una infracción tributaria (art. 206 N.F.G.T. 2/2005 y art. 12 D.F. 100/2005).
• La infracción será sancionada con una multa pecuniaria proporcional al 1% de la cifra de negocios del sujeto infractor en el ejercicio al que se refiere la infracción, con un mínimo de 1.200 €.

Sujetos exonerados de la obligación de llevar el Libro Registro en el 2014:

Con independencia de lo anteriormente expuesto, quedan exonerados de la obligatoriedad de llevar el Libro Registro de Operaciones Económicas en el ejercicio 2014, los sujetos que durante el ejercicio 2012 hayan ejercicio:

• Actividades empresariales sujetas a la modalidad normal o simplificada del método de estimación directa del I.R.P.F. y el total de ingresos de dichas actividades no superaron es ese año la cuantía de 30.000 euros
• Actividades profesionales que determinen su rendimiento neto en el I.R.P.F. en el método de estimación directa, modalidad normal o simplificada, o mediante la modalidad de convenios de estimación objetiva y sus ingresos por dichas actividades en el 2012 no superaron la cuantía de 6.000 euros
• Actividades empresariales acogidas a la modalidad de signos, índices o módulos del método de estimación objetiva.

No obstante lo anterior, los sujetos mencionados deberán cumplimentar y presentar el Libro con carácter obligatorio a partir del año 2015.

Contenido del Libro Registro:

El Libro Registro de Operaciones Económicas deberá contener todas las operaciones económicas realizadas en el desarrollo de todas las actividades económicas llevadas a cabo por el obligado tributario, la cuales se clasificarán en los siguientes Capítulos:

Ingresos y Facturas Emitidas:

Los obligados tributarios deberán registrar en este Capítulo los ingresos y las demás operaciones por las que deban expedir facturas, que se deberán consignar con la debida separación, por orden de fechas, de forma correlativa y con la inclusión, al menos, de los siguientes elementos:

• Número de la anotación
• Fecha de realización de la operación
• Descripción de la operación, con referencia a la cuenta contable en la que debe registrarse según lo previsto en el Plan General de Contabilidad aplicable
• Importe del ingreso a efectos de la determinación del rendimiento de la actividad
• Las menciones exigidas para la confección del libro registro de facturas expedidas:
  • Número de la factura y serie
  • Fecha de expedición (en caso de que sea distinta de la fecha de realización de las operaciones)
  • Nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario
  • Base imponible de las operaciones
  • Tipo impositivo
  • Cuota tributaria
  • Fechas del cobro (parcial o total), la cuenta bancaria o del medio de cobro utilizado.

Gastos y Facturas Recibidas:

Los obligados tributarios deberán registrar en este Capítulo los gastos y las demás operaciones por las que deban recibir facturas, que se deberán consignar con la debida separación, por orden de fechas, de forma correlativa y con la inclusión al menos de los siguientes elementos:

• Número de la anotación
• Descripción de la operación, con referencia a la cuenta contable en la que deba registrarse
• Importe del gasto
• Indicación del bien y la actividad a la que se corresponde la operación
• En el supuesto de que el gasto afecte a más de una actividad o más de un bien, deberá constar la parte imputable a cada una de ellas.
• Fecha de realización de la operación
• Las menciones exigidas para la confección del libro registro de facturas recibidas:
  • Número de recepción
  • Fecha de expedición
  • Fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior y así conste en el citado documento
  • Nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del obligado a su expedición
  • Base imponible
  • Tipo impositivo
  • Cuota tributaria
  • Fechas del pago, parcial o total, medio de pago

Bienes Afectos o de Inversión:

Los obligados tributarios deberán registrar en este Capítulo debidamente individualizados, los elementos del inmovilizado material, del intangible y de las inversiones inmobiliarias, afectos a la actividad por ellos desarrolladas, reflejando, al menos, los siguientes datos por cada bien:

• Número de la anotación
• Descripción del bien
• Fecha de comienzo de su utilización y la vida útil
• Valor del bien a efectos de la amortización, cuota de amortización y, en su caso, la amortización acumulada
• En el supuesto de bienes inmuebles, la referencia catastral
• En los vehículos automóviles y otros medios de transporte, la matrícula y el porcentaje de afectación a la actividad, así como su baja, con expresión de su fecha y motivo

Determinadas Operaciones Intracomunitarias:

En este Capítulo el obligado tributario solo tiene que incluir:

• El envío o recepción de bienes de un país a otro de la CEE para realizar sobre ellos trabajos y ejecuciones de obra, informes periciales, valoraciones y dictámenes etc… relativos a dichos bienes
• Los “transfer”

Provisiones de Fondos y Suplidos:

Este Capítulo deberá ser cumplimentado únicamente por aquellos obligados tributarios que ejerzan actividades profesionales, detallando:

• Número de anotación
• Naturaleza de la operación (provisión o suplido)
• Fecha en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado
• Importe de las provisiones de fondos y suplidos
• Número de identificación fiscal, nombre y apellidos o denominación social del pagador de la provisión o perceptor del suplido
• En su caso, el número de la factura en el que se refleje la operación

Información adicional

En el Libro se deberá informar también, en su caso, de:

• Subvenciones, auxilios o ayudas satisfechas por entidades integradas en las distintas Administraciones
• Arrendamientos de locales de negocio
• Cantidades que se perciban en contraprestación por transmisiones de inmuebles que constituyan entregas sujetas en el IVA

Otros datos de interés:

El Libro Registro se llevará preferentemente por medios informáticos y para ello la Hacienda Foral de Bizkaia facilitará un programa de ayuda que generará la información a remitir en la declaración informativa que debe presentarse (Modelo 140)

Las anotaciones registrales tendrán que expresarse en euros y deberán hallarse asentadas con anterioridad al día 25 de los meses de abril, julio y octubre, y al día 31 de enero, anotándose el conjunto de operaciones realizadas en cada trimestre.

La presentación del Modelo 140 se realizará obligatoriamente por medios telemáticos durante el mes de febrero y contendrá la información correspondiente al año anterior.